La logistica in fiera è un momento sempre delicato per un’azienda, in cui precisione e velocità d’esecuzione sono fondamentali. La perfetta riuscita di un evento fieristico dipende infatti per una buona parte dalla presenza della merce – ovviamente! – e dal fatto che venga preparata per tempo secondo l’allestimento progettato.
Basti pensare a Expo, la fiera per eccellenza, che si è tenuta tre anni fa proprio in Italia. Gli operatori del settore avranno sicuramente notato quale mole di lavoro una fiera del genere comporta, specialmente dal punto di vista logistico.
Ogni giorno, in tutto il mondo, si svolge una fiera di settore (tanto che esistono anche siti che elencano gli appuntamenti mese per mese); e ogni giorno le aziende sono in prima fila per fare affari.
Logistica in fiera: un servizio trasporti affidabile per gli appuntamenti importanti
La maggior parte delle aziende che si occupa di produzione e commercio, ma anche di servizi, partecipa ogni anno a un certo numero di fiere del settore. La fiera è un’occasione importantissima per mostrare le nuove collezioni al pubblico, indipendentemente dal genere.
La maggior parte delle fiere è rivolta a un pubblico di retailer, ma ciò non toglie che esistano anche fiere prettamente consumer. Quale che sia il pubblico, si tratta del vostro cliente, per cui la fiera è una vera e propria vetrina – nonché uno sguardo generale sul settore e sulle sue novità.
La logistica fiera è quindi fondamentale per portare a termine la fiera con successo. È anche, però, un lavoro che richiede specifiche competenze e capacità, per poter assicurare un servizio il più veloce e preciso possibile.
Quali sono, dunque, le caratteristiche di un buon servizio logistica fiera?
- Puntualità. Sembra scontato, ma a volte succede di dover procedere all’allestimento la notte precedente l’inizio della fiera, semplicemente perché la merce è stata trattenuta alla dogana, o è ancora in viaggio, o è stata prelevata in ritardo. Molto male!
- Con questo intendiamo serietà e professionalità durante tutto l’incarico della logistica fiera, dal prelievo della merce al trasporto e consegna, fino al ritorno in azienda.
- Velocità. Con un buon servizio logistica fiera si intende anche offrire condizioni migliori, tra cui consegne in tempi brevi, senza rinunciare ovviamente alla sicurezza.
- Professionalità. Ossia l’offerta di quel corollario di servizi che rendono la logistica fiera, se non piacevole, di sicuro meno stressante.
Il punto è che non tutti i corrieri possono vantare tutte queste caratteristiche. Eppure, esse sono imprescindibili, perché non si può pensare di affidare un servizio tanto importante per poi doversi preoccupare che qualcosa vada storto.
La fiera e i preparativi
Cosa succede, in concreto, prima di una fiera? Si tratta di un periodo molto movimentato, durante il quale sarà necessario decidere non solo la strategia di vendita, ma anche aspetti più operativi, come il progetto dell’allestimento, gli ordini per la merce, le assicurazioni…
Avere un partner per la logistica fiera significa eliminare gran parte di questi problemi, grazie a un servizio completo che include anche queste incombenze.
Un servizio di logistica fiera dovrebbe, per essere definito puntuale, preciso, veloce e professionale, alcune caratteristiche aggiuntive.
È sicuramente necessario che il trasportatore sia esperto nel campo delle spedizioni di questo genere, e che sia in grado di spedire via terra, via mare o via aerea. Le fiere si svolgono infatti in tutto il mondo, dall’Asia all’America, per cui è fondamentale avere a disposizione un partner esperto.
Ancora, per consegne all’estero è necessario anche il disbrigo di tutta una serie di pratiche doganali. Queste possono essere più o meno importanti a seconda della categoria merceologica, ma al di fuori dell’Unione Europea sono comunque sempre presenti.
Inoltre, è importante tenere in considerazione non solo la destinazione, ma anche la tipologia di merce. L’operatore possiede una regolare licenza e le attrezzature necessarie per il trasporto di merci deperibili? O di quelle a temperatura controllata?
Nelle fiere di cosmetica, o di medicina, o alimentari, è necessario avere a disposizione attrezzature specifiche per il trasporto e la consegna, per preservare la merce al meglio. Non tutti possono farlo, per cui è bene tenere in considerazione anche questo fattore.
E che dire dell’assicurazione? Oltre ad essere fondamentale per tutte le categorie di merce che possono essere soggette a rotture, resta utile anche in tutti gli altri casi. Basti pensare a una fiera dedicata alla casa, con piatti di porcellana, tende di seta impalpabile….
I servizi extra (ma utili)
Se tutti i punti elencati sopra possono considerarsi “lo stretto necessario” per un servizio di logistica fiera, esistono molte altre opzioni che forse possono sembrare accessorie, ma che in realtà risultano di grandissima utilità.
Vi è mai capitato, ad esempio, di ricevere una consegna fuori dall’area, e di essere costretti a noleggiare muletti e operatori per il trasporto fino al punto desiderato? Questo è un inconveniente molto comune durante le fiere, e che genera non pochi disagi.
Scegliere un servizio che offra la consegna diretta allo stand, così come il successivo ricarico per il ritorno, significa risparmiare in termini di tempo, di pratiche da sbrigare e di persone da coinvolgere.
Sempre a proposito di merce, e della sua delicatezza, sarebbe opportuno tenere in considerazione anche la necessità di imballo e protezione, e la relativa custodia. Non tutti offrono infatti questo servizio, e quelli che lo fanno hanno ovviamente evidenti differenze di standard.
Infine, il capitolo assistenza, più che rilevante durante la logistica fiera. Assistenza che si può esercitare fin dal primo momento della presa in carico, con la formazione di una linea di supporto telefonico disponibile 24 ore su 24, 7 giorni a settimana.
O anche con l’assistenza in sede di fiera, grazie al supporto di operatori qualificati che sono a disposizione per qualunque tipo di necessità.
Ultimo ma non ultimo, il servizio tracking: di straordinaria utilità specialmente nei casi in cui la puntualità di consegna è tutto, questo servizio consente di sapere in ogni momento dove si trova la merce, semplicemente grazie a uno smartphone.
Questo consente anche di pianificare al meglio l’arrivo e la gestione della merce.
La scelta
In sintesi, la logistica fiera è un argomento complesso e di difficile gestione. Per questo è bene affidarsi a professionisti che negli anni hanno accumulato esperienza e capacità professionali adeguate.
Se vuoi scoprire il nostro servizio di logistica e trasporti per le fiere clicca qui
Contattaci se vuoi ricevere un preventivo