La logistica eventi è un settore di fondamentale importanza per alcune aziende. Per altre, come quelle che partecipano a svariati grandi eventi al mese, lo è ancora di più. Presenziare ai più importanti eventi internazionali, come ad esempio le fiere, significa avere una vetrina di rilievo per il proprio business. Inoltre, anche per gli eventi privati la logistica risulta di fondamentale importanza. Affidarsi a un operatore competente significa in questo caso avere la certezza della riuscita dall’evento.
Logistica eventi: precisione e velocità sono gli ingredienti del successo
Il settore della logistica e dei trasporti non è importante soltanto dal punto di vista commerciale. Certo, se i prodotti non vengono trasportati presso le filiali o i distributori non possono essere venduti. Ma cosa succederebbe se, dopo aver passato mesi a organizzare un evento, la merce non fosse disponibile? Tutti gli sforzi sarebbero vanificati, i clienti resterebbero delusi, e la tua credibilità colerebbe a picco.
La logistica eventi richiede una grande disponibilità di mezzi, nonché di personale competente e qualificato. Solo un mix di questi ingredienti è in grado di assicurare la riuscita dei grandi eventi, per rendere protagonista il prodotto e le sue caratteristiche.
È molto di più di un trasporto occasionale, per il quale è sufficiente una semplice prenotazione. Sono necessari invece degli incontri, che permettano di stabilire le esigenze del cliente e di poter così stilare una tabella di marcia in grado di soddisfare tutti.
Quali sono, quindi, i passi fondamentali da tenere a mente per i trasporti eventi?
La natura della merce
Non importa che si tratti di una fiera, di un evento privato o di una convention: è importante tenere a mente la natura della merce da trasportare. Per un catering di una festa privata, ad esempio, è essenziale dotarsi di mezzi di trasporto a temperatura controllata, che siano in grado di preservare la freschezza della merce per tutto il tragitto e farla arrivare a destinazione, pronta per l’allestimento, come nuova.
E che dire invece di una fiera, in cui esporre i propri prodotti? È già abbastanza complicato avere a che fare con la burocrazia dell’affitto dello stand, delle luci, del servizio di sorveglianza, degli allestimenti. Almeno sulla propria merce, bisogna avere la certezza di non doversi preoccupare di nulla.
A tal proposito, spedizionieri come Sogedim offrono un servizio di trasporto tutto compreso, che include la consegna diretta allo stand. In questo modo non dovrai preoccuparti del noleggio dei muletti, degli orari di consegna e dei permessi d’ingresso.
La sicurezza
Un altro fattore da prendere in considerazione è quello della sicurezza della merce. Ne abbiamo già parlato diffusamente la scorsa settimana: è impossibile affidarsi a qualcuno di cui non si abbia piena fiducia per il trasporto.
L’organizzazione eventi presuppone la coordinazione di una serie di funzioni e di ruoli, che fanno capo all’event manager. Quest’ultimo deve tessere le fila, verificando l’andamento delle operazioni portate avanti da tutti i collaboratori, interni ed esterni.
Specie nel caso in cui si tratti di merce di valore, bisogna avere un ulteriore occhio di riguardo al trasporto e alla logistica. Ovviamente esistono misure da poter prendere, come l’assicurazione sulla merce, o un imballo particolarmente attento, o l’utilizzo di mezzi di trasporto con allarme satellitare.
I tempi
Anche i tempi non sono da sottovalutare per la logistica eventi. Certo, un evento in Germania non richiederà la stessa preparazione rispetto a uno in Cina, ma in ogni caso è necessario calcolare bene i tempi in cui iniziare a predisporre la spedizione.
Anche per i grandi eventi possono comunque presentarsi degli imprevisti: per questo è bene affidarsi a uno spedizioniere che sia in grado, in caso di emergenza, di effettuare un trasporto espresso, che possa far arrivare un carico all’altro capo del mondo in 48 ore.
Tuttavia, trattandosi di grandi eventi, è probabile che i dettagli siano definiti anche molto tempo prima: in tal caso è possibile affidarsi a un servizio di groupage, che non difetta certo di qualità rispetto a quello espresso, ma ha un costo inferiore. Condividere il carico del mezzo di trasporto con altri clienti permette infatti di abbattere i costi a parità di servizio.
Il mezzo di trasporto
A proposito di mezzi di trasporto, questi possono incidere significativamente sui tempi di trasporto e quindi indirettamente sulla riuscita dell’evento. Certo, un trasporto via terra può essere notevolmente più economico rispetto a uno via aerea, ma può andare incontro a maggiori inconvenienti e ritardi, anche indipendenti dallo spedizioniere.
Per questo, se il tempo è poco, è bene ricorrere al mezzo più veloce. I migliori spedizionieri, comunque, assicurano la consegna nei tempi stabiliti, e in caso di emergenze sono in grado di ricorrere a mezzi sostitutivi per portare a termine la consegna.
I servizi
Un evento o una fiera possono essere molto stressanti. Ci sono una pluralità di cose a cui pensare, e molto spesso non si riesce a star dietro a tutto con la dovuta attenzione. Per questo, per quanto possibile, è bene scaricarsi un po’ del peso e affidarlo all’esterno.
Questo magari può non essere possibile per i trasferimenti degli invitati, o per le pubbliche relazioni, ma certo può esserlo per il trasporto della merce. Per questo la logistica eventi molto spesso comprende anche una serie di servizi extra, che possano in qualche modo rendere più semplici i vari trasporti.
Questi possono consistere, ad esempio, nel disbrigo delle pratiche relative alla dogana, che possono essere anche molto impegnative per chi non è abituato a questo genere di cose. Anche le assicurazioni possono essere prese in carico dallo spedizioniere, così come l’assistenza documentale e doganale.
Sogedim, ad esempio, nel suo servizio fiere include alcuni servizi quali operazioni doganali, assicurazione, consulenza, custodia degli imballi e soprattutto un contact center aperto 24 ore al giorno 7 giorni la settimana, per essere sempre a disposizione per ogni tipo di problematica.
Sogedim si occupa di grandi eventi e ha anche sviluppato un pacchetto fiere per eventi di questo tipo. Contattaci per avere la certezza di esserti affidato ai migliori spedizionieri per la tua merce!