La gestione logistica è una tematica complessa, che richiede un gran numero di competenze per poter essere portata avanti al meglio.
In particolare, quello dei costi di magazzinaggio è un argomento spesso spinoso, che genera insoddisfazione per coloro che si trovano ad occuparsene e non riescono ad ottimizzarli al meglio.
Oggi vogliamo quindi analizzare i più comuni tipi di business e capire quali siano i fattori che vanno maggiormente a influenzare i costi della gestione logistica, arrivando a incidere in maniera anche significativa sulla globalità del budget a disposizione per questo tipo di operazioni.
Gestione logistica: come monitorare e ottimizzare i costi della logistica in base al tipo di business
Quando si parla di ottimizzazione della gestione logistica ci si trova su un terreno difficile, molto spesso segnato dalla bilancia costi/benefici.
La maggior parte degli interventi si riduce infatti a tagliare il budget, diminuendo automaticamente la qualità del servizio, o al contrario aumentarla e far lievitare conseguentemente i costi.
Il doppio obiettivo del miglioramento della qualità senza incidere sul budget è infatti molto difficile da realizzare, ma non impossibile. Tutto sta nell’essere dotati di un sistema di gestione logistica collaudato ben funzionante.
I costi
La primissima cosa da fare per analizzare la gestione logistica è prendere in esame i costi da sostenere e suddividerli in categorie, per poi procedere all’analisi di ognuna di esse.
Ovviamente ogni azienda avrà dei costi diversi, ma in linea generale possiamo individuare le seguenti categorie, presenti più o meno in tutti i business che si occupano di prodotti fisici:
- Sistema informatico e gestione ordini
- Personale
- Gestione delle scorte e degli obsoleti
- Trasporto in ingresso
- Trasporto in uscita
- Costi di magazzinaggio
- Resi e logistica di ritorno.
In merito a quest’ultimo punto ci sarebbe poi da calcolare anche i costi derivati, ossia le mancate opportunità relative agli errori compiuti da macchine o persone e la cattiva pianificazione.
A questo punto diventa chiaro come la gestione logistica non può prescindere da una valutazione di tipo ipotetico operata sulle opportunità e sulla loro monetizzazione. Questi costi non sono infatti normalmente inclusi in un bilancio, non essendo registrati. Ma restano comunque un fattore fondamentale da prendere in considerazione.
I fattori che influenzano la gestione
Come abbiamo detto in precedenza, esistono altri motivi per cui i costi della logistica possono oscillare anche in maniera abbastanza significativa.
Uno di questi riguarda proprio il prodotto commercializzato: il trasporto e lo stoccaggio possono avere un peso economico minimo o al contrario importante, perché le tariffe si basano su fattori quali il peso del prodotto e il volume occupato. Ovviamente questi stessi fattori sono poi quelli che vanno a influenzare anche il costo del trasporto stesso. Oggetti molto piccoli come i gioielli, ad esempio, avranno costi di magazzinaggio molto diversi rispetto a forni industriali o attrezzature mediche o ancora lastre di cemento.
Un altro fattore è sicuramente quello geografico: la distanza fisica può essere un grandissimo punto a sfavore. Questo è vero specialmente nel caso in cui l’azienda abbia il magazzino nella sua sede principale, in una zona sfavorevole per la lontananza ai principali punti di collegamento.
Ecco perché la maggior parte degli spedizionieri, tra cui Sogedim, hanno una sede in posizione strategica, ad esempio nei pressi di autostrade, porti o aeroporti.
Il cliente finale o intermedio influenza allo stesso modo sulla gestione logistica e sui suoi costi. La scelta di una distribuzione capillare piuttosto che una più sommaria ma incisiva può fare la differenza. Una distribuzione capillare prevede ovviamente dei costi maggiori a livello di trasporto e anche di rifornimento delle scorte.
Con una gestione logistica in-house, inoltre, in tempi morti si sarà costretti a mantenere un organico più numeroso del necessario, con una perdita potenziale, mentre in tempi di grande lavoro sarà necessario assumere altre risorse.
La politica commerciale generale, infine, può avere un ruolo di rilievo altrettanto importante. La qualità del servizio offerto al cliente, il rinnovo o il cambiamento annuale o comunque periodico dell’offerta hanno un impatto anche sui costi della logistica.
L’outsourcing
Dopo aver parlato tanto dei problemi, passiamo alle soluzioni!
Non esiste una ricetta perfetta per la gestione logistica: come abbiamo visto, molto dipende dal tipo di azienda, dalle caratteristiche sue e di quelle del suo prodotto, dalle scelte fatte e da molto altro ancora.
Esistono però delle costanti che si ripetono e che consentono di vedere come, nella stragrande maggioranza dei casi, il ricorso all’outsourcing, ossia una risorsa esterna di gestione logistica, sia l’arma vincente in termini tanto di risparmio quanto di qualità.
Il know-how
Esternalizzare il processo di gestione logistica, oltre al trasporto, comporta numerosi vantaggi. Tra questi rientra sicuramente il know-how in possesso dallo spedizioniere e dal suo team, che è di gran lunga più rilevante di quanto possa esserlo con una gestione interna.
Uno spedizioniere si trova tutti i giorni di fronte a un certo tipo di problematiche, e ha quindi accumulato un’esperienza che rende il superamento delle difficoltà molto più veloce. Il personale avrà una formazione specifica per risolvere i problemi legati al magazzino e sarà costantemente aggiornato sulle nuove tecniche utilizzate. Anche i macchinari saranno soggetti a continui ammodernamenti, poiché vengono utilizzati quotidianamente per una pluralità di clienti.
La flessibilità delle risorse
Abbiamo già detto che con una gestione in-house ci si ritroverebbe di fronte alla problematica di un team sempre uguale per differenti carichi di lavoro.
Questo è un altro dei vantaggi della gestione in esterna della logistica: verrà impiegato – e fatturato – soltanto il personale necessario. Se è un periodo in cui il lavoro non è eccessivo, verranno impiegate delle risorse in meno, ma se al contrario ci si trova di fronte a grandi carichi di lavoro no ci saranno problemi nell’impiegare risorse aggiuntive.
Se poi qualcosa andasse veramente storto, con una gestione in-house sarebbe necessario ricorrere a misure drastiche come il licenziamento o la cassa integrazione.
Ovviamente un miglioramento è sempre possibile: basti pensare alla qualità del personale impiegato. È vero infatti che per un carico di lavoro maggiore lo spedizioniere avrà sempre del personale a disposizione, ma solo se questo personale è adeguatamente formato si avrà un vantaggio reale anche in termini di qualità.
Come si ottiene questo vantaggio? Semplicemente attraverso una pianificazione adeguata.
Se l’azienda e lo spedizioniere comunicano efficacemente, la prima sarà in grado di comunicare al secondo i momenti dell’anno in cui sarà necessario il ricorso a più risorse. Questo può avvenire solo attraverso un’analisi dei trend dell’anno precedente e del mercato.
Questi sono solo alcuni dei consigli per un’attenta analisi dei costi della logistica.